PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH 
DAN MEMBUAT KEPUTUSAN.

                             

 

                  Pendekatan system dalam memecahkan masalah ialah,cara dalam suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha,masing-masing ialah:

1.     Persiapan, maksudnya ialah dalam memecahkan suatu permasalahan baik di luar ataupun dalam,harus mempunyai persiapan,karena kita ingin meng-clear kan dari permasalahan tersebut.

2.     Definisi, maksudnya ialah kita harus mempunyai suatu definisi-definisi (intinya) dari masalah tersebut,apakah masalah yang dihadapai cukup rumit atau tidak.

3.     Solusi, maksudnya ialah Masalah yg besar ataupun kecil itu pasti mempunyai solusi yang baik,jika kita memecahkannya dengan keadaan positif,dan bisa diterima oleh pelaku yang terlibat dalam masalah tersebut,dan tidak merugikan untuk pihak manapun.

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah,manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendifinisikan maslah, manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisisn bagian-bagian system menurut suatu urutan tertentu.  Dan dalam memecahkan masalah juga manajer harus mengidentifikasikan berbagai alternative,mengevaluasinya ,memilih yang terbaik,menerapkan,dan membuat tindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

 PEMBAHASAN.

                Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuat keputusan.

Dengan kenyataan tersebut,kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan member respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. }entingnya pemecahan msalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternative keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan,apa yang harus dicapai oleh system. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu menggambarkan keadaan saat ini,apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama,tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan, jika kedua keadaan itu berbeda,sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan

saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau 

 

pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan system.

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910 ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1.     Mengenali kontroversi

2.     Menimbang klaim alternative

3.     Membentuk penilaian

 

Kerangka kinerja yang dianjurkan untuk penggunaan computer dikenal sebagai pendekatan system. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami,solusi alternative,dipertimbangkan,dan solusi yang dipilih bekerja.

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus

dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /pemecahan.

- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan

kemudian memahaminya.

- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem

dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1.( Usaha persiapan)

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena

ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

 

2.( Usaha definisi)

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu:

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

 

3.( Usaha pemecahan)

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak

(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

Faktor Manusia yang mempengaruhi Pemecahan Masalah.

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka

mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Berikut ini beberapa faktor yang mempengaruhi untuk memecahkan suatu masalah.

 

 Merasakan masalah

 

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam halgaya merasakan

masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

-Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan

menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan

masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang

perencanaan.

 

-Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak

menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

-Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami. solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
4.  Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
5.  Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
6. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

 

 Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan

informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

-Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area

minatnya.

 

-Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya,

kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain

dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan

informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

 

- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk

mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

 

- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu,tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

 

 

 

KESIMPULAN

Manajer  berperan penting dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.sistem konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer ,informsi dan standart.2 elemen yang lain masuk dalam peroses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
setiap manajer mempunyai gaya pemecahan masalah yang unik,gaya ini dapat mempengaruhi dalam merasakan masalah,mengumpulkan informasi,dan menggunakan informasi.